Wie man Zeitmanagementfähigkeiten verbessert

Es ist schwierig, Arbeit zu erledigen, Termine einzuhalten und produktiv zu sein, wenn Sie nicht über gute Zeitmanagementfähigkeiten verfügen. Glücklicherweise sind dies Fähigkeiten, an denen Sie arbeiten und die Sie verbessern können. Die Grundlage eines guten Zeitmanagements umfasst die Organisation und die Vorbereitung auf den Erfolg.

Führen Sie ein Zeittagebuch.


Führen Sie ein Zeittagebuch.

Sie mögen sich fragen, wohin Ihre ganze Zeit jeden Tag fließt. Tragen Sie ein Notizbuch und schreiben Sie alles auf, was Sie tun und wie lange. Sie werden überrascht sein, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sei ehrlich, wenn du das tust.

Führen Sie mindestens ein paar Tage lang ein Tagebuch, um ein gutes Bild davon zu erhalten, wie Sie normalerweise Ihren Tag verbringen. Zum Beispiel ist es keine alltägliche Aufgabe für Sie, zum Geburtstagsessen oder zu einem Arzttermin zu gehen.

Schreiben Sie auf, wie Sie Zeit verschwenden.



Schreiben Sie auf, wie Sie Zeit verschwenden.

Es gibt viele Möglichkeiten, Zeit zu verschwenden. Verbringst du viel Zeit in sozialen Medien? Hängen Sie mit Ihren Freunden ab, wenn Sie andere Dinge tun sollten? Verbringst du Stunden vor dem Fernseher?

Es ist wichtig, dass Sie sich und Ihre Gewohnheiten kennen, damit Sie Änderungen vornehmen können.
Durchsuchen Sie Ihr Zeitinventar und suchen Sie nach Bereichen, die Sie einschränken können.

Bestimmen Sie, warum Sie zögern.

Bestimmen Sie, warum Sie zögern.

Versuchen Sie, die Gründe für Ihren Aufschub herauszufinden, anstatt sich darüber aufzuregen, dass Sie eine Aufgabe aufschieben. Stellen Sie sich das Zögern als Symptom eines größeren Problems vor und versuchen Sie, die Ursache zu finden. Hast du Angst, die Aufgabe zu erledigen? Bist du müde? Ist die Aufgabe langweilig? Ist die Aufgabe zu einfach oder zu schwer?

Wenn die Aufgabe zu einfach ist, bieten Sie sich für jeden Schritt nur eine geringe Belohnung an.
Wenn die Aufgabe zu schwierig ist, sind Termine und kleine Schritte der beste Weg, um sie zu bewältigen.
Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die Sie mit dem Aufschieben verbringen, wenn Sie Ihr Zeittagebuch führen.



Listen erstellen.

Listen erstellen.

Machen Sie Listen von allem, was Sie an diesem Tag oder in dieser Woche vorhaben. Wenn Sie fertig sind, streichen Sie diese Dinge durch, damit Sie sich ermutigt und motiviert fühlen. Ihre Liste sollte realistisch und erreichbar sein. Wenn Sie eine Liste mit 20 Elementen erstellen, aber nur 5 Elemente auf Ihrer Liste erreichen, haben Sie das Gefühl, dass Sie nichts getan haben.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, damit Sie wissen, was am wichtigsten ist und zuerst erledigt werden muss.
Wenn Ihre Liste zu lang ist, versuchen Sie, separate Listen für verschiedene Bereiche Ihres Lebens zu erstellen, z.
Menschen sind in der Regel am Morgen produktiver. Versuchen Sie morgens, eine schwierigere Aufgabe von Ihrer Liste aus zu erledigen, und bearbeiten Sie dann die anderen Elemente auf Ihrer Liste. Sie werden sich vollendet fühlen und können diesen Schwung in den Rest Ihres Tages tragen.

Termine haben.

Termine haben.

Ihre Liste funktioniert nur, wenn Sie sie tatsächlich verwenden. Wenn Sie Fristen festlegen, werden Sie zur Rechenschaft gezogen. Geben Sie Ihr Bestes, um Ihre Termine einzuhalten. Stellen Sie auch sicher, dass Sie realistische Fristen festlegen, die Ihre Verantwortlichkeiten und andere Verpflichtungen berücksichtigen.


Wenn Sie beispielsweise einige persönliche Termine vereinbaren müssen, aber den ganzen Tag über an Besprechungen teilnehmen müssen, ist es realistisch, alle Termine in den nächsten Tagen zu vereinbaren, anstatt bis zum Ende Ihres geschäftigen Arbeitstages.
Geben Sie sich bei der Auswahl eines Termins etwas Spielraum für Fehler. Die Frist sollte einige Tage betragen, bevor Ihre Aufgabe erledigt werden muss.

Erinnerungen einstellen.

Erinnerungen einstellen.

Sie können Alarme auf Ihrem Telefon oder Computer einstellen oder visuelle Erinnerungen an die Dinge setzen, die Sie erledigen müssen. Verwenden Sie die für Sie am besten geeignete Methode. Es kann auch hilfreich sein, mehrere Methoden zu verwenden. Ihre Erinnerungen sollten auf den Endtermin und alle Minitermine festgelegt werden, damit Sie im Zeitplan bleiben.

Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe haben, die in zwei Wochen erledigt werden muss, sind möglicherweise Erinnerungen auf Tag 7, Tag 10 und Tag 14 festgelegt.

Nutzen Sie einen Kalender.


Nutzen Sie einen Kalender.

Systematisieren Sie alle Ihre täglichen Aufgaben, damit Sie Ihre Zeit effizient verwalten können. Überprüfen Sie Ihren Kalender immer zu Beginn des Tages und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, damit Sie alle Ihre Aufgaben für den Tag kennen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender leicht zugänglich ist und alle wichtigen Ereignisse hervorhebt.

Planen Sie während Ihrer Ausfallzeit.

Planen Sie während Ihrer Ausfallzeit.

Sie haben den ganzen Tag über Ausfallzeiten. Sie können diese Zeit verwenden, um eine kurze Liste zu erstellen oder Ihre Prioritäten für den Tag festzulegen. Das Pendeln zur Arbeit / Schule ist ein idealer Zeitpunkt, um einige dieser Planungen zu verwirklichen.

Ihre gesamten Ausfallzeiten sollten nicht der Planung und Organisation gewidmet werden. Dies könnte stressig werden und mehr schaden als nützen.
Wenn Sie 10 Minuten Ausfallzeit haben, wenden Sie zunächst 2 oder 3 Minuten Zeit auf, um sich zu organisieren.

Multitasking nicht.

Multitasking nicht.

Sie können denken, dass Sie mehr erledigen, wenn Sie versuchen, ein paar Dinge gleichzeitig zu jonglieren. Wenn Sie jedoch zu viele Dinge auf einmal erledigen, geben Sie niemals einer einzelnen Aufgabe Ihren vollständigen Fokus und Ihre Aufmerksamkeit. Sie sind effizienter, wenn Sie Ihre ganze Energie darauf verwenden, eine Aufgabe zu erledigen, bevor Sie zur nächsten übergehen.

Zum Beispiel, anstatt gleichzeitig E-Mails zu beantworten und Anrufe zu tätigen. Beantworten Sie alle Ihre E-Mails, bevor Sie Anrufe tätigen.
Das Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben ist mehr Arbeit für Ihr Gehirn und verlangsamt den Prozess.

Delegieren Sie Verantwortlichkeiten, wenn Sie können.

Delegieren Sie Verantwortlichkeiten, wenn Sie können.

Du kannst nicht alles selbst machen. Wenn Sie einer anderen Person erlauben, sich um etwas zu kümmern, können Sie sich einer anderen Aufgabe widmen und trotzdem alles erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie an jemanden delegieren, der zuverlässig und vertrauenswürdig ist. Sie möchten keine Zeit damit verschwenden, sich Sorgen zu machen, ob die Person die Dinge erledigt.

Denken Sie daran, dass Delegieren ein Zeichen für Stärke und Intelligenz ist, nicht für Schwäche.

Lass dich von Ablenkungen befreien.

Lass dich von Ablenkungen befreien.

Sie werden eine Aufgabe schneller erledigen, wenn Sie ihr Ihre volle Aufmerksamkeit schenken können. Deaktivieren Sie alle Ablenkungen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Telefon, Fernsehen und soziale Medien. Planen Sie eine Zeit ein, in der Sie nicht gestört werden möchten, und sprechen Sie keine Unterbrechungen an, es sei denn, Sie müssen.

Wenn Sie beispielsweise vorhaben, 45 Minuten lang etwas zu schreiben oder zu lesen, antworten Sie in dieser Zeit weder auf Ihr Telefon noch auf E-Mails. Wenn Sie die Benachrichtigungen deaktivieren, werden Sie nicht einmal bemerken, dass Leute versuchen, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Nach Ablauf der 45 Minuten können Sie Ihre E-Mails abrufen.
Social Media ist eine große Ablenkung. Planen Sie die Social Media-Zeit den ganzen Tag über und meiden Sie sie, es sei denn, es handelt sich um einen geplanten Zeitblock.

Pausen machen.

Pausen machen.

Sie können nicht 24 Stunden am Tag arbeiten oder produktiv sein. Planen Sie Pausen während Ihres Tages. In einer Pause können Sie sich aufladen und zu einer Aufgabe mit einer neuen Perspektive zurückkehren. Während einer geplanten Pause können Sie:

Holen Sie sich auf Social Media
Rufe einen Freund an
Spazieren gehen

Meditiere oder dehne dich
Versuchen Sie, in Ihrer Pause etwas zu tun, das nichts mit Ihrer Aufgabe zu tun hat.

Schenken Sie sich Anreize.

Schenken Sie sich Anreize.

Versprechen Sie sich zu Beginn einer Aufgabe, für die Sie keine Lust haben, am Ende eine Belohnung. Wenn Sie beispielsweise einen schriftlichen Auftrag haben, den Sie abschließen müssen, aber keine Lust dazu haben, gestatten Sie sich, Instagram eine halbe Stunde lang oder kürzer zu nutzen, sobald Sie mit dem Auftrag fertig sind.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Belohnung etwas ist, das Sie wirklich genießen.
Ihre Belohnung sollte niemals einen Rückschlag verursachen oder dazu führen, dass Sie aus der Bahn geraten.

Überplanung vermeiden.

Überplanung vermeiden.

Es ist einfach, mehr zu übernehmen, als Sie bewältigen können, oder zu glauben, dass Sie eine Aufgabe in kürzerer Zeit erledigen können. Versuchen Sie realistisch zu sein und planen Sie nur die Dinge, die Sie in einer bestimmten Zeitspanne erreichen können. Versuchen Sie auch, nicht viel zusätzliche Arbeit zu übernehmen.

Lernen Sie „Nein“ zu sagen, wenn Sie bereits zu beschäftigt sind. Wenn Sie nicht nein sagen können, seien Sie ehrlich über Ihre Zeitbeschränkungen. Wenn zum Beispiel jemand Sie bittet, bis zum Ende des Tages etwas zu erledigen, können Sie sagen: “Ich bin gerade ein wenig überlastet, aber ich kann es Ihnen bis zum Ende des morgigen Tages zur Verfügung stellen.”
Überplanung kann auch zu Stress führen. Wenn Sie gestresst sind, werden Sie weniger produktiv.

Bewerten Sie Ihren Zeitplan.

Bewerten Sie Ihren Zeitplan.

Werfen Sie am Ende eines jeden Tages einen Blick auf Ihre Liste. Wenn Sie nicht alles auf Ihrer Liste erreicht hätten, was hätten Sie anders machen können? Was hast du gut gemacht? Passen Sie Ihren Zeitplan basierend auf Ihrer Bewertung an.

Es wird einige Zeit dauern, um die besten Strategien für Sie zu finden. Möglicherweise funktionieren Telefonerinnerungen gut, aber die Planung während Ihrer Ausfallzeit macht Sie extrem gestresst.


Categories:   Education and Communications

Comments